CARA MEMBUAT MAIL MERGER

CARA MEMBUAT MAIL MERGER

Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
  Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat.
Selain itu:

• Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
• Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
• Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
  Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

Tahap II Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
   
2. Selanjutnya kita akan memilih data source.
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
   
   Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
   
   Tip:
   • Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
     
     Lihat di sini: Cara Format Teks dan Angka Data Mail Merge di Microsoft Word.
   • Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
     1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
     2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
   • Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
9. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
   
   Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
   
   Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.
   
   

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

• Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:
  1. All untuk mencetak semua surat.
  2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
  3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
  
• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
  
  Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
  
  Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

http://www.computer1001.com

Cara membuat daftar isi otomatis pada Microsoft word

1. Buka document yang akan diberi daftar isi otomatis *saya anggap sobat sudah memiliki document yang siap di beri daftar isi

2. Silahkan sobat atur styles nya. Normal = untuk tulisan normal,  Heading 1 = untuk judul, Heading 2 = untuk sub judul. Pengaturan ini sangat penting sekali. Karena nantinya, setiap kalimat yang di beri styles Heading 1 dan Heading 2 akan menjadi daftar isi. Pengaturan styles  ini ada di menu Home.  Harus sobat lakukan…!!!

Misalnya. pada BAB 1 Tutorial microsoft word, Maka sobat block kata itu dan rubah setyle nya menjadi heading 1. Nah di BAB 1 Tutorial Microsoft word itu kan ada sub judulnya, misalnya membuat daftar isi, block kata tersebut, kemudian pilih style heading 2, begitu seterusnya. pastikan untuk yang bukan judul atau sub judul diberi style normal, supaya tidak ikut dalam daftar isi yang akan sobat buat

3. Jika sobat sudah mengatur style masing-masing, Tempatkan kursor pada halaman yang akan di simpan daftar isi buku atau makalah.

4. Klik Menu Reference\Table of Content lalu pilih model daftar isi yang di inginkan. Untuk pengaturan lebih lanjut, sobat bisa melakukannya di insert table of content…

5. Silahkan edit kata “Content” menjadi “Daftar isi”, atau kata lainnya terserah sobat. Jika sobat melakukan pengeditan lagi pada isi buku sehingga nomor halamannya berubah, sobat hanya perlu klik update table…  Update page number only =  hanya untuk meng-update nomor halamannya saja, sedangkan Update entire table = untuk meng-update secara keseluruhan.

Sampai di sini sobat sudah sukses membuat daftar isi otomatis pada Microsoft word. Sekarang sobat tidak perlu lagi repot-repot membuat titik-titik pada daftar isi yang sangat melelahkan, karena semuanya sudah dibuat secara otomatis. Silahkan dikembangkan sendiri ya… semoga bermanfaat.

- See more at: http://www.tutorial89.com/2014/06/cara-membuat-daftar-ini-otomatis-pada.html#sthash.tkgGQLou.dpuf

Cara membuat daftar isi otomatis pada Microsoft word

1. Buka document yang akan diberi daftar isi otomatis *saya anggap sobat sudah memiliki document yang siap di beri daftar isi

2. Silahkan sobat atur styles nya. Normal = untuk tulisan normal,  Heading 1 = untuk judul, Heading 2 = untuk sub judul. Pengaturan ini sangat penting sekali. Karena nantinya, setiap kalimat yang di beri styles Heading 1 dan Heading 2 akan menjadi daftar isi. Pengaturan styles  ini ada di menu Home.  Harus sobat lakukan…!!!

Misalnya. pada BAB 1 Tutorial microsoft word, Maka sobat block kata itu dan rubah setyle nya menjadi heading 1. Nah di BAB 1 Tutorial Microsoft word itu kan ada sub judulnya, misalnya membuat daftar isi, block kata tersebut, kemudian pilih style heading 2, begitu seterusnya. pastikan untuk yang bukan judul atau sub judul diberi style normal, supaya tidak ikut dalam daftar isi yang akan sobat buat

3. Jika sobat sudah mengatur style masing-masing, Tempatkan kursor pada halaman yang akan di simpan daftar isi buku atau makalah.

4. Klik Menu Reference\Table of Content lalu pilih model daftar isi yang di inginkan. Untuk pengaturan lebih lanjut, sobat bisa melakukannya di insert table of content…

5. Silahkan edit kata “Content” menjadi “Daftar isi”, atau kata lainnya terserah sobat. Jika sobat melakukan pengeditan lagi pada isi buku sehingga nomor halamannya berubah, sobat hanya perlu klik update table…  Update page number only =  hanya untuk meng-update nomor halamannya saja, sedangkan Update entire table = untuk meng-update secara keseluruhan.

Sampai di sini sobat sudah sukses membuat daftar isi otomatis pada Microsoft word. Sekarang sobat tidak perlu lagi repot-repot membuat titik-titik pada daftar isi yang sangat melelahkan, karena semuanya sudah dibuat secara otomatis. Silahkan dikembangkan sendiri ya… semoga bermanfaat.

- See more at: http://www.tutorial89.com/2014/06/cara-membuat-daftar-ini-otomatis-pada.html#sthash.tkgGQLou.dpuf

Cara membuat daftar isi otomatis pada Microsoft word

1. Buka document yang akan diberi daftar isi otomatis *saya anggap sobat sudah memiliki document yang siap di beri daftar isi

2. Silahkan sobat atur styles nya. Normal = untuk tulisan normal,  Heading 1 = untuk judul, Heading 2 = untuk sub judul. Pengaturan ini sangat penting sekali. Karena nantinya, setiap kalimat yang di beri styles Heading 1 dan Heading 2 akan menjadi daftar isi. Pengaturan styles  ini ada di menu Home.  Harus sobat lakukan…!!!

Misalnya. pada BAB 1 Tutorial microsoft word, Maka sobat block kata itu dan rubah setyle nya menjadi heading 1. Nah di BAB 1 Tutorial Microsoft word itu kan ada sub judulnya, misalnya membuat daftar isi, block kata tersebut, kemudian pilih style heading 2, begitu seterusnya. pastikan untuk yang bukan judul atau sub judul diberi style normal, supaya tidak ikut dalam daftar isi yang akan sobat buat

3. Jika sobat sudah mengatur style masing-masing, Tempatkan kursor pada halaman yang akan di simpan daftar isi buku atau makalah.

4. Klik Menu Reference\Table of Content lalu pilih model daftar isi yang di inginkan. Untuk pengaturan lebih lanjut, sobat bisa melakukannya di insert table of content…

5. Silahkan edit kata “Content” menjadi “Daftar isi”, atau kata lainnya terserah sobat. Jika sobat melakukan pengeditan lagi pada isi buku sehingga nomor halamannya berubah, sobat hanya perlu klik update table…  Update page number only =  hanya untuk meng-update nomor halamannya saja, sedangkan Update entire table = untuk meng-update secara keseluruhan.

Sampai di sini sobat sudah sukses membuat daftar isi otomatis pada Microsoft word. Sekarang sobat tidak perlu lagi repot-repot membuat titik-titik pada daftar isi yang sangat melelahkan, karena semuanya sudah dibuat secara otomatis. Silahkan dikembangkan sendiri ya… semoga bermanfaat.

- See more at: http://www.tutorial89.com/2014/06/cara-membuat-daftar-ini-otomatis-pada.html#sthash.tkgGQLou.dpuf

Cara membuat daftar isi otomatis pada Microsoft word

1. Buka document yang akan diberi daftar isi otomatis *saya anggap sobat sudah memiliki document yang siap di beri daftar isi

2. Silahkan sobat atur styles nya. Normal = untuk tulisan normal,  Heading 1 = untuk judul, Heading 2 = untuk sub judul. Pengaturan ini sangat penting sekali. Karena nantinya, setiap kalimat yang di beri styles Heading 1 dan Heading 2 akan menjadi daftar isi. Pengaturan styles  ini ada di menu Home.  Harus sobat lakukan…!!!

Misalnya. pada BAB 1 Tutorial microsoft word, Maka sobat block kata itu dan rubah setyle nya menjadi heading 1. Nah di BAB 1 Tutorial Microsoft word itu kan ada sub judulnya, misalnya membuat daftar isi, block kata tersebut, kemudian pilih style heading 2, begitu seterusnya. pastikan untuk yang bukan judul atau sub judul diberi style normal, supaya tidak ikut dalam daftar isi yang akan sobat buat

3. Jika sobat sudah mengatur style masing-masing, Tempatkan kursor pada halaman yang akan di simpan daftar isi buku atau makalah.

4. Klik Menu Reference\Table of Content lalu pilih model daftar isi yang di inginkan. Untuk pengaturan lebih lanjut, sobat bisa melakukannya di insert table of content…

5. Silahkan edit kata “Content” menjadi “Daftar isi”, atau kata lainnya terserah sobat. Jika sobat melakukan pengeditan lagi pada isi buku sehingga nomor halamannya berubah, sobat hanya perlu klik update table…  Update page number only =  hanya untuk meng-update nomor halamannya saja, sedangkan Update entire table = untuk meng-update secara keseluruhan.

Sampai di sini sobat sudah sukses membuat daftar isi otomatis pada Microsoft word. Sekarang sobat tidak perlu lagi repot-repot membuat titik-titik pada daftar isi yang sangat melelahkan, karena semuanya sudah dibuat secara otomatis. Silahkan dikembangkan sendiri ya… semoga bermanfaat.

- See more at: http://www.tutorial89.com/2014/06/cara-membuat-daftar-ini-otomatis-pada.html#sthash.tkgGQLou.dpuf

Posted by naufalmubarok21

Tweet